Document Management Systemen


Document Management Systemen zorgen ervoor dat documenten digitaliseren en documenten beheren op een gestructureerde manier verloopt. Stel: Jouw organisatie werkt met één of meerdere back-office oplossingen en het beheren van documenten kan wel wat verbetering gebruiken of je zou een aantal complexe bedrijfsprocessen willen automatiseren. Er zijn bijvoorbeeld veel verschillende documenten in omloop en er bestaat veel ongestructeerde informatie. Kortom, documenten digitaliseren of documenten beheren gaat (nog) niet op een gestructureerde manier.

Om documenten of bedrijfsprocessen in zo'n geval beter te kunnen verwerken biedt Thysia oplossingen voor Document Management aan middels Document Management Systemen (DMS), die onderdeel kunnen zijn van een groter geheel, namelijk Business Process Management.

Document management systemen integreren

Onze document management systemen zorgen ervoor dat alle documenten op een correcte wijze worden vastgelegd, bewaard, beheerd en beschikbaar worden gesteld. De voornaamste doelstellingen zijn:

  1. Het snel terugvinden van de gewenste documenten en 
  2. kennisdeling in en rondom de organisatie. 

Document Management oplossingen van Thysia zijn voornamelijk gebaseerd op SharePoint technologie, waarbij tevens verregaande integraties met Microsoft Office en netwerken kunnen worden geleverd .
 
Na een DMS implementatie van Thysia worden documenten altijd digitaal beschikbaar gesteld. Een DMS implementatie levert hierdoor een aanzienlijke vermindering van kosten en opslagruimte op. Het digitaliseren en centraal stellen van de documenten zorgt ervoor dat je snel, eenvoudig en vanaf iedere locatie en vanaf ieder apparaat (mobiel of 'vast') inzage hebt in de gewenste informatie, maar deze tevens kunt bewerken. Dit komt bijvoorbeeld zeer goed van pas bij het samenwerken in projecten en bij kwaliteitsmanagement.

 

Het nieuwe samenwerken met dank aan o.a. DMS implementatie

Kwaliteitsmanagement 

Middels SharePoint biedt onze DMS oplossing ondersteuning voor eenvoudige workflows. Zo kan onze kwaliteitsmanagement oplossing (KMS) jouw organisatie ondersteunen in het volgen van werkbeschrijvingen volgens een voor jouw branche geldende norm, zoals de HKZ-norm. Proceseigenaren krijgen tijdig een melding dat een document moet worden gecontroleerd en/of worden herzien en met de juiste instelling krijgt een medewerker alleen die werkbeschrijvingen of kwaliteitsdocumenten te zien die voor hem/haar van toepassing zijn. Zo verandert het veel voorkomende grote dikke handboek met diverse versies van kwaliteitsdocumenten in een zeer overzichtelijk, digitaal KMS systeem dat altijd bij de tijd is.

Bedrijfsprocessen optimaliseren met Document Management Systemen

Voor complexere workflows en formulieren biedt Thysia een uitgebreidere Business Process Management oplossing. Met dit integratieplatform is het mogelijk om alle workflows te configureren en direct beschikbaar te stellen, zowel binnen als buiten SharePoint.

Met behulp van ons DMS inclusief workflows kun je processen automatiseren, modelleren, aansturen, en beheren. Hierdoor ontstaat er een verbeterde, snellere en efficiëntere administratie en zijn taken en activiteiten beter te beheren. Klachtenafhandeling, indiensttreding en clïentmutaties zijn voorbeelden van te automatiseren workflows. Ook het digitaal goedkeuren van facturen door budgethouders of het mobiel werken op tablets t.b.v. dossiervorming zijn voorbeelden.

Ben je benieuwd naar uitgebreidere beschrijvingen van DMS toepassingen bij onze klanten, bekijk dan ook eens de cases op deze website. We kijken graag samen naar de mogelijkheden voor jouw organisatie. Door groots te denken, maar klein te beginnen, houden we overzicht terwijl de organisatie stapsgewijs een digitale transformatie doormaakt.

 

Wil je weten wat de mogelijkheden zijn in jouw situatie neem dan contact op of meld je aan voor onze nieuwsbrief om op de hoogte te blijven bij acties en updates.  

Contact With
Robbert KloostermanSolution Consultant