Raad en daad voor iedereen met een beperking

 

Circle
Never stop asking Person

mee

raad en daad voor iedereen met een beperking

 

MEE West-Brabant draagt bij aan een samenleving waarin iedereen mee kan doen. Zij biedt raad en daad voor iedereen met een beperking. Je vindt er deskundige mensen die helpen bij vragen op het gebied van onderwijs, opvoeding, wonen, werken, sociale voorzieningen, inkomen, vervoer en vrije tijd.  

Bij MEE West-Brabant werken 160 medewerkers en 120 consulenten. Samen verwerken zij circa 100.000 documenten per jaar. Tot voor kort kwamen die terecht in cliëntendossiers die werden opgeborgen in dossierkasten. “We hadden veel ongestructureerde informatie”, vertelt Toine Welling, manager Administratie, ICT en Beheer bij MEE. “We konden al wel scannen, maar we konden de documenten niet goed ‘wegzetten’. Daar moest dus een oplossing voor komen.” 

 


Een mooie uitdaging  


Het leek MEE lastig om zo’n proces te automatiseren. Voor hun een vraag, voor Thysia een mooie uitdaging. Wij hebben voor MEE een oplossing ontworpen op basis van SharePoint en bestaande document management software van BCT. De opzet van de mappen in SharePoint is hetzelfde als voorheen in de fysieke dossiers. Hierdoor is het zeer gebruiksvriendelijk en herkenbaar voor de gebruikers.  
“Onze medewerkers besparen nu veel tijd. Ze hoeven informatie nog maar een keer in te voeren. Bovendien kunnen ze overal bij, omdat ze veel sneller kunnen zoeken. De scans worden opgeslagen als een volledig doorzoekbaar pdf-document, waardoor je ook op woorden in het document kunt zoeken”, aldus Welling.  

 


Werkplek onafhankelijk werken  


MEE West-Brabant wilde het ‘werkplek onafhankelijk werken’ introduceren in haar nieuwe kantoor in Roosendaal, maar de fysieke dossiers en dossierkasten maakten dat lastig. “We kunnen ons kantoorconcept nu volledig uitrollen. We hebben geen dossierkasten meer nodig en hebben nu flexibele werkplekken. Hierdoor besparen we flink op onze vierkante meters kantoorruimte. Omdat Thysia binnen twee maanden het hele project opleverde, waren we precies op tijd klaar.”